Guide des meilleurs conseils pour les événements virtuels

Les événements virtuels et hybrides sont devenus la norme. Pour élargir son audience et permettre au monde entier de venir, VRDays Europe se fera virtuellement et physiquement cette année. Une partie du programme en ligne aura lieu dans la plateforme interactive du Laval Virtual World. Pour vous curieux ou experts, voici un guide des bonnes pratiques pour cet événement virtuel et tous les autres à venir.

Anticiper les difficultés techniques

Événements, conférences et réunions virtuels font parti de notre vie quotidienne. Malheureusement, l’aspirine ne soigne pas une mauvaise connexion internet ou un micro coupé. Ces problèmes techniques peuvent devenir gênants quand on essaye de suivre une conférence, de mener une présentation ou d’avoir une conversation avec quelqu’un.

Pour cette raison, avant chaque événement virtuel, il est essentiel de : vérifier votre connexion internet, vérifier que l’application que vous utilisez fonctionne bien, tester le micro et la caméra de votre ordinateur, et regarder l’état de votre casque (rappelez-vous quand vous n’avez pas pu écouter discrètement le dernier album de Taylor Swift au bureau…). Pour l’Immersive Tech Week de VRDays (13-17 novembre 2021), vous devez télécharger la plateforme du Laval Virtual World sur votre ordinateur. Autre conseil : le jour J, lancer l’application 10 minutes avant le début de l’événement, en cas de mises-à-jour à installer.

Faire un tour dans le monde virtuel

Le monde virtuel fonctionne. Parfait ! Il est maintenant temps d’y faire un tour. Rien de plus frustrant que de venir à un événement sans savoir où aller. Un monde virtuel peut être un lieu inhabituel pour certaines personnes. De plus, il peut être assez grand et vaste. Ainsi, avant le jour J, réservez une heure de votre temps pour visiter le monde virtuel. Si vous êtes exposant, identifier et localiser les lieux de présentation en amont est crucial.

Pendant l’Immersive Tech Week de VRDays, il y aura de nombreux espaces dans le Laval Virtual World à disposition des visiteurs et des exposants. Une visite préliminaire de la plateforme est une bon moyen de repérer tous les espaces, de noter ceux que vous voulez visiter (et d’être sûr de ne pas se perdre pendant l’événement). Pendant votre visite du monde virtuel, prenez cinq minutes pour apprendre à marcher et à interagir avec votre avatar. Vous pouvez courir, saluer, applaudir, envoyer des messages privés et même danser la samba !

Consulter le programme de l’événement

Très bien ! Votre micro fonctionne, l’application se lance, vous connaissez chaque recoin du monde virtuel par cœur, vous avez appris tous les raccourcis clavier pour faire bouger votre avatar. Avez-vous jeter un œil au programme ?

Conférences, débats, tables rondes, séances de discussion, présentation d’exposants, Citizens Think Tank, expériences XR créatives avec Church of VR, Immersive Funding Market… Le programme de l’Immersive Tech Week de VRDays est complet et captivant ! Assurez-vous de checker l’agenda avant l’événement et programmer un rappel sur votre téléphone pour ne pas manquer les meilleurs conférences sur les technologies immersives !

Préparer son avatar

Il est bientôt temps. Enfilez votre costume et foncez ! La mode a désormais conquis le métavers. Comme dans le monde réel, choisissez votre tenue et habillez votre avatar. Vous pouvez soit être du genre chemise-cravate, soit être plus audacieux avec un chapeau de cow-boy ou des tongs. C’est à vous de briller !

Mais l’apparence seule ne suffit pas. Veillez à remplir vos informations personnelles et professionnelles dans votre profil public. Vous pouvez y indiquer votre nom et votre entreprise, qui seront affichés au-dessus de votre avatar aux yeux de tous. Dans la section de votre profil, vous pouvez ajouter votre poste, vos centres d’intérêts professionnels, votre profil LinkedIn, votre adresse mail professionnelle… Autant d’opportunités pour être contacté après l’événement et pour collecter les coordonnées des participants qui vous intéressent.

Du réseau, du réseau et encore du réseau !

L’interaction est la clef des événements virtuels. En réalité, les plus gros challenges pour les événements virtuels sont l’engagement du public et l’interaction. Dans le Laval Virtual World, des zones de chat privées marquées avec des cercles en pointillés bleus sont à la disposition des visiteurs pour réseauter avec les autres. Pour l’événement virtuel de l’Immersive Tech Week de VRDays, la priorité est de connecter les participants. Pour cela, de multiples axes de programme sont prévus.

Des espaces virtuels de discussion seront disponibles pour que les visiteurs et les exposants se rencontre de manière la plus optimisée possible. Chaque exposant bénéficiera d’un bureau privé dans lequel il fera des présentations quotidiennes pour présenter ses derniers produits et innovations XR. Après chaque pitch, les visiteurs auront le temps de rencontrer les exposants et d’échanger avec eux. À côté, le programme des tables rondes laissent une grande part à la discussion.

Ne pas hésiter à demander de l’aide

Même avec tous ces conseils en main, certaines choses peuvent encore vous échapper. Et c’est toujours ennuyeux quand il y a un dysfonctionnement. Pas de panique ! Vous n’êtes pas seul. Une équipe est à votre service pour que votre expérience virtuelle soit la meilleure possible. Si vous avez un problème technique pendant l’événement, si vous êtes perdu dans le monde virtuel ou si vous avez une question sur le programme, n’hésitez pas à demander.

Plusieurs membres du staff seront répartis dans tous les espaces du Laval Virtual World. Si vous ne trouvez personne, allez au bureau de la réception, il y aura toujours quelqu’un pour répondre à vos besoins. Ou posez directement votre question dans le chat public et un modérateur vous contactera. Maintenant que vous savez tout… Vous voulez faire partie de quelque chose de grandiose en 2021 ?