10 points clés pour réussir une réunion VR de construction

Les réunions en réalité virtuelle (VR) sont très efficaces lorsqu’elles sont organisées et exécutées de manière professionnelle. Comme toute réunion, elles nécessitent une préparation, un ordre du jour, des objectifs et un calendrier. Mais contrairement à d’autres réunions, elles transporteront les participants dans un espace de réalité virtuelle. Cela signifie que les règles standard devront être adaptées. Philippe Acas, directeur général de Vixel, partage son expérience.

Nous nous concentrerons sur des réunions avec plusieurs utilisateurs, chacun à des emplacements géographiques différents, certains en VR et d’autres non. Plus précisément dans les projets de construction, en particulier en utilisant un environnement openBIM où les fichiers IFC pour les maquettes et BCF (BIM Collaboration Format) pour les sujets de discussions sont utilisés.

Réaliser une réunion VR revient à se préparer à une plongée en mer. Vous avez votre équipement, vos partenaires, un plan de plongée, le calendrier, le point de sortie et un débriefing avec des notes. Alors, plongeons-y !

1. Préparez un ordre du jour

Vous devez établir un ordre du jour clair. Dans un contexte openBIM, il est logique de préparer l’ordre du jour sous la forme d’une liste de questions BCF à discuter lors de la session VR. Ces BCF géolocalisés dans les maquettes seront en fait l’agenda de la réunion. Vous y accédez en VR directement depuis votre plateforme BIM ou votre environnement de données partagé. Vrex synchronise les BCF dans les deux sens, de sorte qu’ils sont faciles d’accès en VR. Vous pourrez alors ajouter des commentaires et en créer de nouveaux directement depuis l’intérieur de la VR, ce qui en fait un outil de conduite de réunion très efficace.

Planifiez une durée appropriée pour chaque BCF à discuter. La surcharge de la liste BCF peut vous conduire à aller trop vite sur des sujets ou rendre la réunion VR trop longue (comme pour une plongée, pas plus de 45 minutes d’affilée est recommandé). Vos modèles IFC sont bien entendu la dernière version.

2. Envoyez une invitation complète

L’invitation doit inclure les éléments suivants :

• Un agenda clair, avec une heure et une date
• Un code d’accès à la salle de réalité virtuelle, ainsi qu’un lien vers la pré-vidéoconférence
• Une description du type de préparation attendu des participants.
• Une invitation à se joindre à une avant-séance d’information pratique pour la VR

3. Offrez un briefing pratique pour les nouveaux membres VR

Une personne novice en réalité virtuelle peut être intimidée ou peu sûre d’utiliser la technologie. Pour éviter un stress inutile et une perte de temps pendant la réunion, nous vous recommandons de tenir une séance de préparation avec ces membres.

Vous pourrez alors vérifier leur connexion et équipement VR, et leur donner une assez bonne compréhension du fonctionnement du menu et des outils en VR, comment visualiser les problèmes de BCF, etc.

4. Organisez une visioconférence 15 min avant la réunion en VR

Nous vous recommandons de planifier 15 minutes en visio-conférence avant la session VR, pour vous assurer que la connexion de tout le monde fonctionne correctement car c’est le principal problème qui pourrait survenir. À l’instar des réunions par appel vidéo traditionnelles, il y a toujours quelqu’un qui n’a pas les réglages d’équipement appropriés, des piles défectueuses ou un autre obstacle.

Ce sera bien sûr un bon moment pour présenter les participants les uns aux autres s’ils ne sont pas déjà familiers.

Il se peut que vous ayez des participants qui ne disposent pas d’équipement de réalité virtuelle. Ils peuvent participer en utilisant leur ordinateur portable, ou en groupe en utilisant leur grand écran dans leur salle de réunion.

Ils auront une capacité d’action réduite par rapport à ceux de la réalité virtuelle, mais pourront participer aux discussions, créer des problèmes de BCF, de sorte qu’ils partageront l’expérience de la réalité virtuelle de plusieurs manières.

C’est une bonne pratique de laisser les utilisateurs d’ordinateurs portables prendre des notes détaillées, afin que les membres de VR n’aient pas à passer du temps à le faire même si la fonction de reconnaissance vocale permet de dicter des commentaires dans les sujets BCF en VR.

Garder la session de visio-conférence ouverte pendant la réunion VR peut être utile si l’un des participants a un problème de son ou a besoin de communiquer en dehors de VR. Et, bien sûr, il est bon de faire un compte rendu sur un appel vidéo après la session VR pour finaliser les décisions.

NB : Assurez-vous de désactiver le son de l’appel vidéo pour éviter d’entendre un écho via deux sources audio.

• Bienvenue et présentation les participants
• Revue de l’ordre du jour et des objectifs de la réunion
• Vérification des connexions VR
• Revue de l’étiquette en VR

5. Gardez la réunion VR dans les 45 minutes

Être immergé dans un environnement VR nécessite de la concentration et peut être fatigant pour certaines personnes, en particulier les nouveaux utilisateurs de VR. Si vous avez besoin d’étendre la session VR à plus de 45 minutes, nous vous recommandons de faire une courte pause de 5 minutes pour permettre aux participants de regrouper leurs sens avant une autre « plongée ».

6. Respectez l’étiquette VR

Oui, tout comme lors d’une plongée, la VR a une étiquette qui doit être respectée. Suivre ces règles simples de comportement rendra la réunion plus efficace et agréable pour tous. Étant donné que vous serez plusieurs personnes à l’intérieur du modèle, où il est si facile de voler dans tous les sens, une certaine discipline doit être appliquée. Vous disposez également de fonctionnalités qui ont un impact sur la vue des autres membres dans la réunion et vous devez les utiliser avec précaution.

• Ne volez pas partout, mais attendez que d’autres membres se joignent.
• Saluez-les et faites une simple vérification du son pour tout le monde pour vous assurer que leur micro fonctionne.
• Attendez que l’hôte de la réunion commence la réunion en amenant le groupe au premier point de l’ordre du jour pour la discussion.
• Restez avec le groupe autant que possible lorsque vous discutez des problèmes
• Évitez de rester à la traîne du groupe
• Mettez-vous en sourdine s’il y a du bruit, gardez à l’esprit que tout le monde vous entend
• En VR, certaines fonctionnalités affecteront tous les participants. Si vous masquez ou découpez un objet, cela change la vue pour tout le monde, alors utilisez ces fonctionnalités avec précaution. Assurez-vous de restaurer la vue à son état d’origine lorsque vous avez terminé.
• Ne téléportez pas les autres sans le leur faire savoir ; vous pouvez interférer avec quelque chose d’important qu’ils étudient et auquel il pourrait être difficile de revenir. De plus, ce n’est pas poli.
• En bref ; Faites des opérations contrôlées et communiquez clairement.

7. L’hôte dirige la réunion

Il devrait y avoir un responsable de réunion désigné qui prend le contrôle de l’ordre du jour, qui est chargé d’amener le groupe aux différents endroits dans la maquette. Ceci est particulièrement important si un participant est soit nouveau dans la VR, soit n’est pas trop familier avec le projet. Vous ne voulez pas nager seul dans le bleu…

• L’hôte doit viser à être le premier à rejoindre la réunion VR
• Accueil des membres en VR
• Vérifiez que le son de tous les membres fonctionne correctement
• Ouvrez le premier point de l’agenda (BCF) et partagez-le avec le groupe
• Assurez-vous que le groupe est prêt avant de tous les déplacer vers l’emplacement du premier sujet
• Utilisez votre pointeur laser pour montrer à tout le monde ce dont il est question. N’oubliez pas que certains utilisateurs peuvent se tenir à l’envers dans leur salon.
• Suivez ces étapes pour chaque point de l’ordre du jour (BCF)
• Créez de nouveaux sujets BCF si nécessaire ou ajoutez des commentaires aux BCF existants.
• Concluez la réunion et invitez tout le monde à se joindre au compte-rendu

8. Autoriser l’exploration libre vers la fin de la session

La réalité virtuelle consiste à explorer et à acquérir une nouvelle compréhension du projet. Il est recommandé, une fois l’ordre du jour terminé, de donner du temps libre aux participants pour qu’ils explorent par eux-mêmes. S’ils trouvent quelque chose de remarquable, ils peuvent demander à d’autres membres de se joindre et de le vérifier ensemble ou créer un nouveau sujet BCF pour un examen ultérieur.

9. Débriefing de l’expérience VR avec un contrôle BCF et un questionnaire

Lorsque l’ordre du jour et l’exploration libre sont terminés, l’hôte de la réunion demande à tous les membres de quitter la VR et de retourner à la réunion de vidéoconférence pour faire un compte rendu de la session de VR:

• Si certains membres sont nouveaux dans la VR, demandez-leur leurs premières impressions.
• Obtenez des commentaires sur la session, ce qui peut être amélioré pour la prochaine fois. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un simple questionnaire pour suivre une tendance des points clés concernant l’expérience de réalité virtuelle.
• Résumer les problématiques traitées et créées lors de la session et les tâches à suivre

10. Analyser l’efficacité de la réalité virtuelle lors de la réunion

En choisissant d’utiliser une solution VR, vous devez avoir fixé des objectifs en termes de périmètre d’utilisation, de gain de temps et d’argent, de découverte de nouveaux enjeux, de satisfaction des utilisateurs…

Pour pouvoir collecter des données pour une analyse globale complète de l’efficacité de la VR dans votre process de travail, nous vous recommandons de créer une feuille de calcul standard pour chaque réunion avec ces points minimum :

• Avons-nous résolu les problèmes de l’ordre du jour ?
• Avons-nous détecté de nouveaux problèmes ?
• Avons-nous obtenu des informations ou trouvé des problèmes que nous n’aurions pas trouvés en utilisant d’autres méthodes ?
• Avons-nous rencontré des problèmes que nous ne pouvions pas résoudre à distance en VR ?
• Combien de temps de transport a été économisé en utilisant la VR pour cette session ?
• Combien de frais de déplacement ont été économisés ?
• …