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Depuis quelques semaines, nous assistons à une transformation radicale de l’activité mondiale. Confinés à leur domicile, des millions de travailleurs s’activent chez eux pour continuer d’accomplir au mieux leurs missions professionnelles. De nombreux outils de travail à distance existent déjà et sortent de l’ombre. Comment le contexte actuel va t-il accélérer notre appropriation des nouvelles technologies et les rendre à l’avenir indispensables dans nos modes de travail ?
La majeure partie des outils de travail à distance proposent des lieux, des interactions adaptées à des usages différents : échanges d’idées, de fichiers, de modèles 3D, formations, expérimentations, manipulations d’outils. L’immersion et l’interactivité dans les réunions sont des solutions efficaces pour travailler avec ses équipes et ses collègues à distance, mais pas uniquement. De quelle manière la virtualisation et les outils virtuels ont-ils leur place dans l’avenir du travail ?
Des réunions de travail virtuelles pour plus de présence à distance
À l’heure où les tendances de l’aménagement de bureau en entreprise réunissent les travailleurs le plus souvent possible pour favoriser le “team building”, le travail à distance prolongé peut s’avérer plus difficile qu’il n’y paraît. L’organisation et la concentration ne sont pas les mêmes, notre vie sociale non plus. L’utilisation à outrance des écrans et des téléphones finit par nous faire perdre certains ressentis que nous avions lorsque nous étions physiquement présents aux côtés de nos collègues. Comment conserver cette cohésion sociale à distance ? Avec plus de présence dans les expériences à distance, comme le permettent les technologies immersives.
Les réunions entre collègues autour d’un café sont toujours d’actualité en ce moment. À l’exception que chacun est chez soi, devant son écran d’ordinateur, caméra et micro allumés. Avec le confinement, le travailleur doit s’adapter. Les réunions en ligne sont le choix qui s’offre le plus naturellement à lui. Face à l’appel visio, les technologies immersives offrent un monde plus large dans lequel on se sent davantage présent. Les salles de réunions en réalité virtuelle proposent des fonctionnalités additionnelles qui facilitent le travail à distance lorsque l’on est plusieurs collaborateurs. Nous avons sélectionné deux exemples d’outils de collaboration en ligne pour travailler à distance et avoir le sentiment d’être dans un même lieu.
Par exemple, MeetingRoom, une salle de réunion virtuelle qui met à disposition des outils de collaboration et de présentation (tableaux, post-its, diaporamas). Ces outils permettent à 12 collaborateurs de se retrouver en simultané dans un environnement virtuel. À l’intérieur, chaque utilisateur peut voir les autres, mais aussi parler, écouter, et participer en écrivant, modifiant et réorganisant le contenu présenté. MeetingRoom propose des salles de réunion avec un modèle standard. Mais il est aussi possible de personnaliser le design, notamment de l’agrémenter de la charte graphique de l’entreprise. Les outils de présentation permettent de faire des réunions de conduite de projet, ainsi que des présentations clients. C’est un premier outil de base qui permet de la collaboration simple entre collègues ou avec des collaborateurs externes.
Autre exemple : la plateforme Glue Collaboration. Glue est une “extension virtuelle de votre environnement de travail, un espace où des équipes dispersées se réunissent pour apprendre, partager, planifier et créer.” Cette plateforme promet et assure une vraie présence. Les utilisateurs peuvent interagir avec les autres à distance comme s’ils étaient face à face. De plus, lorsque quelqu’un parle dans le monde virtuel, son avatar effectue des gestes de bras, de mains, etc. Glue est avant tout un espace de collaboration en temps-réel. Son ambition est d’offrir aux employés un moyen de travailler et de collaborer “de manière plus humaine, productive et durable”.
Il ne s’agit là que de 2 exemples parmi tant d’autres. Le plus gros avantage de la réalité virtuelle pour les réunions est sans aucun doute le sentiment de présence que l’on ressent et aussi la manipulation d’objets 3D en temps réel.
Des espaces de travail virtuels collaboratifs pour concevoir à distance
Les réunions en réalité virtuelle impliquent davantage les participants dans la collaboration que les réunions vidéo. La conception collaborative, la manipulation commune d’objets 3D ouvrent d’autres possibilités de présentation. Dans certains corps de métier, elle devient déjà un outil indispensable.
Prenons l’architecture par exemple. Une réunion en ligne ne permet pas de travailler sur un projet de façon complète. En effet, l’architecte, le maître d’oeuvre et le client ont besoin de visualiser le projet architectural. Il est difficile de communiquer une idée à l’écrit ou même à l’oral. Quoi de mieux qu’un outil collaboratif pour concevoir un projet à plusieurs en temps-réel ?
Imaginée aux Etats-Unis, The Wild est un exemple de plateforme de collaboration à distance pour la conception d’environnements. Elle est spécialement adaptée pour le secteur de l’architecture. En effet, elle permet de se projeter dans un projet de construction en VR. Il est possible d’importer une maquette 3D (appelée BIM 360) dans la plateforme. L’utilisateur peut alors soit le regarder à une taille réduite, soit se téléporter pour le visualiser à l’échelle 1. Lorsqu’il est à l’intérieur du bâtiment d’architecture, il peut observer, se déplacer, mais aussi ajouter des commentaires et dessiner dans l’expérience. Ces deux dernières fonctionnalités sont idéales pour collaborer avec d’autres partenaires sur un projet de design. Elles permettent de faire des modifications ou des suggestions en temps réel, de façon à ce que tous les collaborateurs le voient. C’est un gain de temps important et cela simplifie la communication à distance.
Semblable à The Wild, il existe également Insite VR, décrit comme un logiciel de communication immersif pour l’architecture. Grâce à cet outil, des collaborateurs peuvent se retrouver dans un environnement virtuel pour travailler conjointement. Dans ce monde créé numériquement, les collaborateurs peuvent visualiser un projet de construction en 3D. Ils ont alors la possibilité de l’observer mais surtout d’interagir avec cette maquette. Chacun peut faire des modifications en direct et récolter l’avis de ses collègues, ou bien faire des annotations pour signaler les erreurs de conception. Le grand avantage est donc de pouvoir communiquer et travailler en direct et en même temps. Cela fait gagner énormément de temps lorsque l’on est à distance.
Le pendant et l’après : vers un changement de nos habitudes de travail ?
Le confinement actuel nous oblige à suivre un nouveau mode de vie et des méthodes de travail inédites. Face à la distanciation sociale qui nous est à tous imposée, nous devons trouver des solutions pour continuer à travailler et à communiquer efficacement. La situation actuelle nous oblige à nous adapter. Dans ce contexte, les outils virtuels et en ligne sortent de l’ombre. Ces plateformes et logiciels nous permettent de collaborer facilement à distance en organisant des réunions virtuelles, qui renforcent notre sentiment de présence, mais aussi d’appartenance à un groupe social. Cette plongée dans des environnements numériques offre la possibilité de travailler sur des projets en 3D. Des avantages dont on ne profite pas avec les logiciels de vidéo en ligne.
Qu’en est-il de l’après-confinement ? Les outils virtuels seront-ils toujours d’actualité ? Après des semaines de confinement, l’heure sera aux retrouvailles, assurément. Cette période de crise aura fait émerger des solutions alternatives existantes. Et l’arrêt du confinement ne signera pas la fin de l’utilisation des outils virtuels mais viendra réorganiser leurs usages. Si à l’échelle locale, les réunions physiques reprendront leur cours, à l’échelle internationale, les réunions virtuelles à distance perdureront.
Un bon exemple de monde virtuel dédié aux entreprises : VirBELA. C’est un lieu virtuel pour rassembler des personnes physiquement distantes. Pour des étudiants par exemple, elle offre un potentiel incroyable. Par exemple, l’Université de Stanford s’est appuyé sur cette plateforme pour donner des cours à distance. Cela représente une formation complémentaire pour les élèves qui leur permet d’avoir accès à des savoirs scientifiques non-accessibles en temps normal. En comparaison avec les MOOC en ligne, les MOOC des mondes virtuels permettent de conserver ce sentiment de présence et favorisent le networking.
Autre exemple de formation, professionnelle cette fois-ci. Certains fournisseurs de matériel médical commencent la formation des professionnels de santé en réalité virtuelle avant même la livraison des dispositifs. Pour citer un exemple, en Angleterre, la société Immerse a mis à disposition de son client GE Healthcare un outil de réalité virtuelle pour la formation des radiologues. Leur travail et leurs compétences reposent sur l’utilisation de scanner. Immerse a ainsi créé une salle d’examens virtuelle avec scanner pour s’entraîner et se former, le temps d’être opérationnels avant l’arrivée du scanner dans l’établissement de santé.
En clair, les technologies immersives peuvent apporter beaucoup au monde de l’entreprise. Mais il faut savoir les utiliser à bon escient. Les expériences de réalité virtuelle permettent d’accélérer certaines étapes de la collaboration mais ne permettent pas de rester 8h en conférence. Elles sont donc complémentaires d’autres solutions numériques et connectées. Elles ne remplacent ni les relations, ni le besoin d’être ensemble mais apparaissent comme une solution durable lorsque que des milliers de kilomètres nous séparent, dans une réflexion écologique de réduction des déplacements.
