De l’ultime nécessité de se préparer au télétravail et en maîtriser les outils

Réalisée en urgence suite au confinement, la mise en place massive du télétravail a engendré un profond changement de paradigme au sein des organisations. Pour autant, et à force d’adaptation, ce qui apparaissait hier comme une contrainte est aujourd’hui identifié comme une source de possibilités bien plus vaste que le postulat de départ ne laissait penser. 

Et si la grande majorité des acteurs économiques tombent d’accord sur le constat, les moyens permettant le déploiement du télétravail sont pour l’heure encore trop mal compris  : identification des besoins, mise en place des nouveaux outils, formation des collaborateurs… Tour d’horizon des enjeux !

Identification et maitrise des outils pour le télétravail 

Mettre en place les bons outils technologiques, c’est donc permettre aux collaborateurs de profiter d’un environnement quasiment similaire au présentiel : identifier les bons instruments devient ainsi la première étape majeur permettant le basculement vers le travail à distance. Vient ensuite la question de la maitrise. Ici encore, plusieurs solutions vont permettre aux professionnels d’assurer la continuité de leurs prestations et de leurs services. 

Identifier les besoins

Dans un premier temps, il convient donc de comprendre les besoins, autrement dit, d’identifier les points de friction source de décalage entre le télétravail et le travail en présentiel, et ce afin de les corriger. 

• Les outils d’organisation : Ici, le but est de créer un environnement propice au travail. Si certains chiffres confirment que le distantiel peut permettre une hausse de la productivité (voir plus bas), il est parallèlement primordial de fournir aux collaborateurs des outils d’organisation capables de cadrer les processus. Toggl, ou encore Station, par exemple, vont ici permettre une organisation en profondeur. 
• Les outils de collaboration : le travail en équipe est bien évidemment un facteur majeur de réussite. Et mécaniquement, le télétravail n’est pas propice à ce type de besoins. Pour parer à cela, il est donc nécessaire de mettre en place les outils permettant la collaboration. Tandis que Slack fait figure de tête de gondole, certaines autres solutions comme Trello vont permettre un suivi en temps réel des différentes taches. 
• Les outils de partage : Avoir accès à l’ensemble des documents d’absolument partout, c’est le propre du télétravail. Afin de gagner en sécurisation et en efficacité, de nombreux outils sont ainsi mis à disposition. Outre le fameux Dropbox, des solutions annexes comme WeTransfer ou Google Drive vont également permettre d’avoir accès à l’ensemble des fichiers, le tout d’une manière totalement sécurisée.

Point sur la sécurité du Hardware : Si le télétravail induit l’utilisation d’un ordinateur, un VPN s’avère indispensable pour sécuriser certaines informations précieuses que les collaborateurs seront amenés à manipuler.

Maitriser les outils

Deuxième étape pour réussir la transition : la formation. Car si les collaborateurs d’une entreprise sont censés maitriser l’ensemble des processus métiers, la mise en place de nouveaux outils va irrémédiablement créer de l’incompréhension… Il convient donc de former ses collaborateurs ! Problème : le télétravail induit la distanciation, et avec elle, l’impossibilité de former en présentiel.

Il est donc indispensable d’utiliser les outils mis à disposition des entreprises pour réussir ces formations à distance : Webinar, tutos, séries, blog, visioconférence, PDF, vidéos, etc. Pour cela, plusieurs organismes de formation réputés tel que Optédif proposent leur aide aux entreprises afin de répondre précisément à ce besoin d’apprentissage.

Télétravail : une réponse aux besoins d’aujourd’hui et de demain

Et si la crise du Covid-19 et le confinement qu’elle entraina ont accéléré le processus, le télétravail présente depuis longtemps les réponses aux interrogations du monde moderne : comment réduire l’empreinte carbone des entreprises ? Quelles sont les solutions permettant d’économiser sur les coûts ? et aujourd’hui, comment s’adapter à la distanciation sociale? Présentant des avantages énormes pour les professionnels, que ce soit au niveau de la RSE, de leur trésorerie ou de leur masse salariale etc., il n’y a ainsi rien d’étonnant à observer un consensus global autour de ce nouveau positionnement. 

Pour illustrer le propos, voici d’ailleurs quelques données permettant d’appuyer l’observation.

Au niveau environnemental : 

• 7 français sur 10 utilisent la voiture pour se rendre sur leurs lieux de travail (Source Insee)
• Le domaine du traffic routier est le plus gros émetteur de gaz à effet de serre en France
• Selon la CEA, 3,9 millions de travailleurs américains télétravaillent au moins 1j/semaine. Cela permet d’économiser 3,2 milliards de litres d’essence par an. 
• etc. 

Au niveau économique :

• Accroissement de la productivité de 5 à 30% (étude commandée par la Direction Générale es Entreprises)
• Économie d’échelle sur les locaux et les dépenses courantes
• Réduction du turnover (4000 dollars d’économie pour une nouvelle embauche selon Deloitte)
• etc.

À travers ces différents exemples, force est de constater que le jeu en vaut largement la chandelle.

Le petit + de Laval Virtual

La réalité virtuelle, alliée du télétravail pour les entreprises

Avec le contexte sanitaire et l’obligation de travailler à domicile, les technologies immersives se sont démarquées. Face à des solutions de visioconférences telles que Zoom et Skype, la réalité virtuelle offrent davantage de fonctionnalités. Et surtout, pendant un temps où les relations sociales sont réduites au minimum, la VR offre un espace d’interaction et d’échanges plus naturel et avec un sentiment de présence plus fort. De plus, dans certains secteurs comme l’architecture et l’automobile, la réalité virtuelle peut offrir plus de possibilités : visualisation en 3D, revue de projets à plusieurs, etc.

Une première liste avec des exemples plateformes de travail en ligne et en réalité virtuelle avait été réalisée. Elle présentait des outils pour faire des réunions à distance, comme MeetingRoom et Glue Collaboration. Par rapport à une solution de visioconférence, ces plateformes VR permettent de créer un espace de réunion, avec la possibilité de voir les autres sous forme d’avatars, de se retrouver autour d’une table virtuelle, et de pouvoir faire des annotations sur un tableau. Côté visualisation 3D, nous avons présenté The Wild et InsiteVR spécialement conçues pour l’architecture. Ces plateformes permettent de visualiser des projets en 3D dans un environnement virtuel à plusieurs, où chacun peut apporter des modifications en direct.

Toutes ces solutions immersives permettent d’accélérer certaines étapes de collaboration. A plusieurs dans un environnement, avec des fonctionnalités visuelles, cela permet de gagner du temps pour prendre des décisions. Les technologies immersives sont devenus des alliés pour les entreprises.